Trong bất kỳ doanh nghiệp nào, bộ phận vận hành đóng vai trò như “nhạc trưởng,” điều phối nhịp nhàng mọi hoạt động để đạt được mục tiêu chung. Vậy, một sinh viên mới bước chân vào môi trường doanh nghiệp như bạn sẽ đảm nhiệm những công việc gì khi trở thành thực tập sinh vận hành? Đây chắc hẳn là thắc mắc của không ít bạn trẻ đang tìm kiếm cơ hội học hỏi và phát triển. Hãy cùng khám phá chi tiết về công việc, những kỹ năng cần thiết và những cánh cửa cơ hội rộng mở từ vị trí thực tập đầy tiềm năng này nhé!

1. Thực tập sinh vận hành là gì?

Hiểu một cách đơn giản, vị trí thực tập sinh vận hành là cơ hội tuyệt vời dành cho các bạn sinh viên hoặc những người mới bắt đầu sự nghiệp để gia nhập vào “trái tim” của doanh nghiệp. Tại đây, bạn sẽ trở thành một phần của phòng ban chịu trách nhiệm chính trong việc tổ chức và điều phối các hoạt động hàng ngày.

Mục tiêu cốt lõi của vị trí này là hỗ trợ đảm bảo mọi quy trình vận hành diễn ra một cách suôn sẻ, đúng kế hoạch, đồng thời góp phần vào việc tối ưu hóa thời gian và chi phí cho doanh nghiệp. Bạn sẽ được trực tiếp tham gia vào các công việc hỗ trợ để bộ máy của công ty hoạt động một cách hiệu quả nhất.

2. Công việc cụ thể của thực tập sinh vận hành

Vậy, một ngày làm việc của thực tập sinh vận hành thường bao gồm những nhiệm vụ cụ thể nào? Dưới đây là một số công việc tiêu biểu mà bạn có thể sẽ đảm nhận:

• Theo dõi tiến độ công việc: Bạn có thể được giao nhiệm vụ cập nhật và theo dõi sát sao tiến độ triển khai các dự án, kế hoạch của các phòng ban khác nhau. Việc này giúp đảm bảo mọi thứ đi đúng hướng và phát hiện sớm các vấn đề có thể gây chậm trễ.
• Ghi chép, nhập dữ liệu và tổng hợp báo cáo: Công việc văn phòng là một phần không thể thiếu. Bạn sẽ tham gia vào việc ghi chép thông tin, nhập liệu vào hệ thống quản lý, và tổng hợp các số liệu cần thiết để báo cáo lên cấp trên.
• Hỗ trợ xử lý các vấn đề phát sinh: Trong quá trình hoạt động, không tránh khỏi những sự cố bất ngờ. Thực tập sinh vận hành có thể được yêu cầu hỗ trợ thu thập thông tin, liên hệ với các bộ phận liên quan để cùng nhau tìm ra giải pháp.
• Phối hợp với các bộ phận khác: Vận hành là cầu nối giữa các phòng ban trong công ty. Bạn sẽ có cơ hội làm việc và phối hợp chặt chẽ với các bộ phận như bán hàng để nắm bắt nhu cầu thị trường, với kho hàng để đảm bảo nguồn cung ứng, hay với bộ phận chăm sóc khách hàng để thu thập phản hồi.
• Học hỏi về hệ thống và quy trình nội bộ: Đây là cơ hội quý giá để bạn làm quen và hiểu rõ cách một doanh nghiệp vận hành. Bạn sẽ được tiếp xúc với các hệ thống quản lý, các quy trình làm việc chuẩn mực và học hỏi cách chúng được áp dụng vào thực tế.

3. Những kỹ năng cần có để làm thực tập sinh vận hành

Để có thể hoàn thành tốt các công việc trên và phát triển trong vai trò thực tập sinh vận hành, bạn sẽ cần trang bị cho mình một số kỹ năng quan trọng sau:

• Cẩn thận, tỉ mỉ và có tinh thần trách nhiệm: Tính chính xác trong công việc là yếu tố then chốt trong vận hành. Bạn cần chú ý đến từng chi tiết nhỏ, đảm bảo dữ liệu được nhập chính xác và hoàn thành công việc được giao một cách có trách nhiệm.
• Biết cách tổ chức và sắp xếp công việc khoa học: Với nhiều đầu việc khác nhau, khả năng sắp xếp thứ tự ưu tiên và quản lý thời gian hiệu quả sẽ giúp bạn không bị quá tải và đảm bảo mọi việc được hoàn thành đúng thời hạn.
• Khả năng làm việc nhóm và giao tiếp nội bộ tốt: Bạn sẽ thường xuyên phải tương tác và phối hợp với các đồng nghiệp ở nhiều bộ phận khác nhau. Kỹ năng giao tiếp rõ ràng, mạch lạc và khả năng làm việc nhóm hiệu quả sẽ giúp bạn xây dựng mối quan hệ tốt và hoàn thành công việc một cách trơn tru.
• Thành thạo tin học văn phòng, đặc biệt là bảng tính: Các công cụ như Excel, Google Sheets sẽ là trợ thủ đắc lực trong việc theo dõi, phân tích dữ liệu và lập báo cáo. Việc nắm vững các hàm cơ bản và nâng cao sẽ giúp bạn xử lý công việc nhanh chóng và hiệu quả hơn.
• Tư duy logic, giải quyết vấn đề nhanh nhạy: Trong quá trình vận hành, các vấn đề phát sinh là điều khó tránh khỏi. Khả năng phân tích tình huống, suy luận logic và đưa ra các giải pháp kịp thời sẽ giúp bạn đóng góp vào việc duy trì sự ổn định của hệ thống.

4. Một ngày làm việc của thực tập sinh vận hành

Để bạn có cái nhìn cụ thể hơn, hãy hình dung một ngày làm việc điển hình của một thực tập sinh vận hành có thể diễn ra như thế nào:

Buổi sáng:

• Kiểm tra và cập nhật thông tin: Bắt đầu ngày mới bằng việc xem lại các báo cáo, email và thông tin liên quan đến tiến độ công việc từ ngày hôm trước và các kế hoạch trong ngày.
• Theo dõi tiến độ các hoạt động đang diễn ra: Liên hệ với các bộ phận liên quan để nắm bắt tình hình thực tế, ghi nhận các cập nhật và có thể nhập liệu vào hệ thống quản lý.
• Tham gia các cuộc họp giao ban (nếu có): Lắng nghe thông tin từ các bộ phận khác, đóng góp ý kiến (nếu được yêu cầu) và ghi lại những nhiệm vụ cần thực hiện.

Buổi chiều:

• Thực hiện các công việc được giao: Tập trung vào các nhiệm vụ cụ thể như tổng hợp dữ liệu, chuẩn bị báo cáo, hỗ trợ xử lý các vấn đề phát sinh (ví dụ: liên hệ với bộ phận kỹ thuật nếu có lỗi hệ thống, hoặc với bộ phận kho nếu có vấn đề về hàng hóa).
• Phối hợp với các bộ phận khác: Trao đổi thông tin, thu thập dữ liệu cần thiết từ các phòng ban như bán hàng, marketing, hoặc chăm sóc khách hàng để phục vụ cho công việc vận hành chung.
• Học hỏi và tìm hiểu quy trình: Dành thời gian quan sát cách các nhân viên chính thức thực hiện công việc, đặt câu hỏi để hiểu rõ hơn về các quy trình và hệ thống vận hành của công ty.

Cuối ngày:

• Rà soát lại công việc đã hoàn thành: Đảm bảo mọi nhiệm vụ trong ngày đã được thực hiện đầy đủ và ghi chép lại những thông tin quan trọng.
• Báo cáo tiến độ công việc: Cập nhật tình hình công việc cho người quản lý trực tiếp.
• Chuẩn bị cho ngày làm việc tiếp theo: Xem trước kế hoạch và các công việc dự kiến để có sự chuẩn bị tốt nhất.

Ví dụ thực tế:

• Tại một doanh nghiệp thương mại điện tử: Thực tập sinh vận hành có thể theo dõi tình trạng đơn hàng, phối hợp với bộ phận kho để đảm bảo quá trình đóng gói và giao hàng diễn ra suôn sẻ, hỗ trợ giải quyết các khiếu nại của khách hàng liên quan đến vận chuyển.
• Tại một nhà máy sản xuất: Bạn có thể tham gia vào việc theo dõi tiến độ sản xuất trên dây chuyền, ghi nhận các sự cố máy móc, hỗ trợ bộ phận quản lý chất lượng kiểm tra sản phẩm.
• Tại một công ty dịch vụ: Công việc có thể là hỗ trợ điều phối lịch hẹn cho khách hàng, đảm bảo các nguồn lực (nhân sự, thiết bị) được phân bổ hợp lý, theo dõi chất lượng dịch vụ.

Lưu ý rằng đây chỉ là một lịch trình mẫu và công việc cụ thể của bạn sẽ phụ thuộc vào quy mô, lĩnh vực hoạt động và nhu cầu thực tế của từng doanh nghiệp. Tuy nhiên, tinh thần chủ động học hỏi và sẵn sàng đảm nhận nhiều nhiệm vụ khác nhau sẽ giúp bạn có một trải nghiệm thực tập giá trị.

5. Cơ hội học hỏi và phát triển từ vị trí thực tập sinh vận hành

Vị trí thực tập sinh vận hành không chỉ là cơ hội để bạn làm quen với môi trường doanh nghiệp mà còn mang đến những lợi ích thiết thực cho sự phát triển nghề nghiệp sau này:

• Hiểu rõ cách doanh nghiệp vận hành thực tế: Đây là cơ hội tuyệt vời để bạn có cái nhìn tổng quan về toàn bộ quy trình hoạt động của một công ty, từ khâu đầu vào đến đầu ra. Bạn sẽ hiểu được sự phối hợp giữa các bộ phận và tầm quan trọng của từng vị trí trong guồng máy chung.
• Là nền tảng tốt để phát triển lên các vị trí chính thức: Kinh nghiệm tích lũy được từ vị trí thực tập sinh vận hành sẽ là một lợi thế lớn khi bạn ứng tuyển vào các vị trí chính thức sau này. Bạn có thể phát triển lên các vai trò như nhân viên vận hành, điều phối sản xuất, quản lý quy trình, chuyên viên logistics, và nhiều vị trí khác tùy thuộc vào năng lực và định hướng của bạn.
• Rèn luyện được sự chủ động và kỹ năng làm việc chuyên nghiệp: Môi trường làm việc thực tế sẽ giúp bạn rèn luyện tính kỷ luật, khả năng tự quản lý công việc, và tinh thần trách nhiệm cao. Bạn cũng sẽ học được cách giao tiếp hiệu quả trong môi trường chuyên nghiệp, cách giải quyết vấn đề một cách độc lập và làm việc nhóm hiệu quả.
• Mở rộng mạng lưới quan hệ: Trong quá trình làm việc, bạn sẽ có cơ hội tiếp xúc và làm việc với nhiều đồng nghiệp ở các phòng ban khác nhau, cũng như có thể gặp gỡ đối tác hoặc khách hàng của công ty. Đây là cơ hội tốt để xây dựng mạng lưới quan hệ chuyên nghiệp, điều này có thể rất hữu ích cho sự nghiệp của bạn trong tương lai.
• Phát triển tư duy hệ thống và giải quyết vấn đề: Công việc vận hành đòi hỏi bạn phải nhìn nhận vấn đề một cách hệ thống, hiểu được sự liên kết giữa các yếu tố khác nhau. Qua đó, bạn sẽ rèn luyện được tư duy phân tích, khả năng xác định nguyên nhân gốc rễ của vấn đề và đề xuất các giải pháp hiệu quả.

6. Làm sao để ứng tuyển vị trí này hiệu quả?

Để gây ấn tượng với nhà tuyển dụng và tăng cơ hội trúng tuyển vào vị trí thực tập sinh vận hành, bạn có thể tham khảo một số gợi ý sau:

6.1. Cách viết hồ sơ ấn tượng dù chưa có kinh nghiệm:

• Tập trung vào kỹ năng mềm: Nhấn mạnh các kỹ năng mà bạn đã tích lũy được qua các hoạt động ngoại khóa, dự án học tập hoặc các công việc bán thời gian trước đây, chẳng hạn như kỹ năng làm việc nhóm, giao tiếp, giải quyết vấn đề, tổ chức và quản lý thời gian. Hãy đưa ra các ví dụ cụ thể để minh chứng cho những kỹ năng này.
• Thể hiện sự nhiệt huyết và tinh thần học hỏi: Nhà tuyển dụng thường đánh giá cao những ứng viên có thái độ tích cực, sẵn sàng học hỏi và đóng góp. Hãy thể hiện sự quan tâm của bạn đến lĩnh vực vận hành và mong muốn được học hỏi kinh nghiệm thực tế.
• Chú trọng hình thức và nội dung: Đảm bảo CV của bạn được trình bày rõ ràng, mạch lạc, không mắc lỗi chính tả và ngữ pháp. Nội dung cần ngắn gọn, súc tích và tập trung vào những thông tin liên quan đến vị trí ứng tuyển.
• Viết thư xin việc (cover letter) cá nhân hóa: Thay vì sử dụng một mẫu chung, hãy dành thời gian tìm hiểu về công ty và vị trí thực tập sinh vận hành mà bạn đang ứng tuyển. Thể hiện sự hiểu biết của bạn và giải thích tại sao bạn lại phù hợp với vị trí này.

6.2. Nên nhấn mạnh kỹ năng nào để tạo điểm cộng:

• Kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian: Đây là yếu tố then chốt trong công việc vận hành.
• Kỹ năng làm việc nhóm và giao tiếp: Khả năng phối hợp hiệu quả với đồng nghiệp là rất quan trọng.
• Kỹ năng sử dụng tin học văn phòng: Đặc biệt là Excel hoặc các công cụ bảng tính khác.
• Tinh thần trách nhiệm và sự cẩn thận: Sự tỉ mỉ và đáng tin cậy luôn được đánh giá cao.
• Khả năng tư duy logic và giải quyết vấn đề: Khả năng phân tích và đưa ra giải pháp là một lợi thế.

6.3. Một số câu hỏi thường gặp khi phỏng vấn vị trí này:

• Bạn hiểu như thế nào về vai trò của bộ phận vận hành trong một doanh nghiệp?
• Bạn có kinh nghiệm làm việc nhóm như thế nào? Hãy kể về một tình huống cụ thể.
• Bạn đã từng sử dụng các phần mềm tin học văn phòng nào? Mức độ thành thạo của bạn ra sao?
• Bạn có những kỹ năng nào mà bạn nghĩ sẽ phù hợp với vị trí thực tập sinh vận hành?
• Bạn mong muốn học hỏi được điều gì từ vị trí thực tập này?
• Bạn xử lý tình huống khi có nhiều công việc cần hoàn thành cùng một lúc như thế nào?
• Bạn có câu hỏi nào dành cho chúng tôi không? (Hãy chuẩn bị ít nhất một vài câu hỏi thể hiện sự quan tâm của bạn).

Gợi ý: Đăng ký thực tập sớm để tích lũy kinh nghiệm: Thị trường việc làm ngày càng cạnh tranh, việc có kinh nghiệm thực tế từ sớm sẽ giúp bạn có lợi thế hơn so với các ứng viên khác. Hãy chủ động tìm kiếm các cơ hội thực tập ngay khi có thể.

Kết luận

Tóm lại, vị trí thực tập sinh vận hành mang đến một khởi đầu đầy hứa hẹn cho những bạn trẻ mong muốn khám phá thế giới kinh doanh và phát triển các kỹ năng quan trọng. Đây không chỉ là cơ hội để bạn hiểu rõ cách một doanh nghiệp vận hành trơn tru mà còn là nền tảng vững chắc để bạn phát triển lên những vai trò chuyên nghiệp hơn trong tương lai.

Nếu bạn là một người cẩn thận, tỉ mỉ, có khả năng tổ chức tốt và mong muốn rèn luyện tư duy giải quyết vấn đề, đừng ngần ngại thử sức với vị trí thực tập sinh vận hành. Hãy nhớ rằng, mọi hành trình vạn dặm đều bắt đầu từ những bước chân đầu tiên. Đừng coi nhẹ cơ hội thực tập này, bởi đây chính là bước đệm vững chắc, giúp bạn trang bị những kinh nghiệm và kỹ năng quý báu cho hành trình sự nghiệp đầy tiềm năng phía trước.