Chuẩn bị đi thực tập nhưng không biết phải xin dấu thực tập để làm gì, giấy giới thiệu có cần thiết không, hay dấu mộc có quan trọng không? Bạn không cô đơn đâu – rất nhiều sinh viên năm cuối cũng từng bối rối như vậy. Những thủ tục như giấy giới thiệu, xin dấu đỏ… nghe thì có vẻ rắc rối, nhưng thực ra chúng là “tấm vé” đảm bảo cho quá trình thực tập của bạn được công nhận và suôn sẻ.

Trong bài viết này, DAUTHUCTAP.COM sẽ giúp bạn hiểu rõ từng loại giấy tờ, chúng dùng để làm gì, khi nào cần xin, và vì sao bạn tuyệt đối không nên coi nhẹ việc này – nếu không muốn đến sát ngày nộp báo cáo mới “chạy đôn chạy đáo” để bổ sung.

1. Giấy giới thiệu thực tập là gì và dùng để làm gì?

Giấy giới thiệu thực tập là một văn bản do trường đại học hoặc khoa chuyên môn cấp, nhằm xác nhận rằng bạn là sinh viên đang theo học và được giới thiệu đến một đơn vị/công ty cụ thể để thực tập.

📌 Vậy giấy này có tác dụng gì?

• Khẳng định bạn là sinh viên chính quy: Nhiều công ty, đặc biệt là các cơ quan nhà nước, ngân hàng hoặc doanh nghiệp lớn sẽ yêu cầu giấy giới thiệu như một điều kiện cần để tiếp nhận thực tập sinh.

• Tạo sự tin tưởng với đơn vị thực tập: Giấy giới thiệu giúp công ty thấy rằng bạn đi thực tập nghiêm túc, có mục đích rõ ràng và được nhà trường xác nhận.

• Là căn cứ để công ty làm các thủ tục nội bộ: Một số nơi sẽ yêu cầu giấy này để cấp thẻ ra vào, phân công người hướng dẫn, hoặc lưu hồ sơ sinh viên thực tập.

• Phục vụ cho việc hoàn tất hồ sơ sau này: Nhiều trường yêu cầu sinh viên nộp lại bản sao giấy giới thiệu kèm trong hồ sơ thực tập để làm căn cứ đánh giá.

🎓 Trường hợp nào bắt buộc phải có giấy giới thiệu?

• Khi thực tập tại các đơn vị có yêu cầu giấy tờ rõ ràng như cơ quan nhà nước, ngân hàng, bệnh viện, tập đoàn lớn.

• Khi trường của bạn yêu cầu nộp giấy giới thiệu có chữ ký, con dấu của nhà trường trước khi đi thực tập.

• Khi bạn tự xin thực tập ở ngoài mà công ty cần xác minh bạn là sinh viên thật.

💡 Khi nào không cần?

• Một số công ty tư nhân, startup hoặc nơi bạn quen biết trực tiếp có thể không yêu cầu giấy giới thiệu, tuy nhiên bạn vẫn nên chuẩn bị sẵn, đề phòng họ cần hoặc yêu cầu bất ngờ.

2. Dấu mộc thực tập là gì và có tác dụng gì?

Dấu mộc thực tập (hay còn gọi là dấu đỏ) là con dấu tròn chính thức của công ty hoặc đơn vị mà bạn thực tập. Dấu này thường được đóng vào các loại giấy tờ như:

• Nhật ký thực tập

• Báo cáo thực tập

• Phiếu đánh giá hoặc giấy xác nhận hoàn thành thực tập

🧾 Dấu mộc dùng để làm gì?

• Xác nhận bạn đã thực tập tại công ty đó: Dấu mộc là minh chứng rõ ràng rằng bạn không chỉ “nói miệng” mà thực sự đã tham gia thực tập đúng nơi, đúng thời gian.

• Giúp hồ sơ thực tập được công nhận: Hầu hết các trường đại học đều yêu cầu báo cáo thực tập phải có dấu mộc của nơi thực tập để được chấm điểm và tính tín chỉ.

• Tăng độ tin cậy cho nội dung báo cáo: Có dấu tức là có xác nhận từ công ty, tránh tình trạng “tự biên tự diễn”.

• Là điều kiện để xét tốt nghiệp: Một số trường hoặc khoa rất khắt khe – nếu không có dấu mộc, bạn có thể bị yêu cầu làm lại hồ sơ, thậm chí hoãn tốt nghiệp.

3. Xin dấu thực tập ở đâu? Quy trình như thế nào?

Sau khi kết thúc thời gian thực tập, đây là lúc bạn cần hoàn tất các giấy tờ để nộp lại cho trường – và dấu mộc của công ty là phần không thể thiếu. Nhưng không phải ai cũng biết xin dấu ở đâu, gặp ai, và cần chuẩn bị gì. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết:

3.1. Xin dấu ở đâu?

Thông thường, bạn có thể xin dấu tại một trong hai nơi sau:

1. Phòng Hành chính – Nhân sự (HCNS): Đây là bộ phận chịu trách nhiệm quản lý hồ sơ và giấy tờ. Nếu bạn thực tập tại một công ty vừa hoặc lớn, nên đến trực tiếp phòng này.

2. Người hướng dẫn thực tập: Trong trường hợp công ty nhỏ, hoặc bạn có người hướng dẫn trực tiếp (mentor), họ có thể hỗ trợ bạn đem giấy tờ đi xin dấu hoặc trực tiếp ký và đóng dấu nếu có quyền.

3.2. Quy trình xin dấu thực tập

1. Chuẩn bị đầy đủ giấy tờ cần đóng dấu:

   • Nhật ký thực tập (nếu có)

   • Phiếu đánh giá hoặc form xác nhận (thường có mẫu của trường)

   • Báo cáo thực tập (nếu công ty yêu cầu duyệt trước khi ký)
     ➜ Hãy in rõ ràng, sạch sẽ, không nhàu nát – thể hiện sự chuyên nghiệp.

2. Gửi lời cảm ơn và trình bày nhu cầu rõ ràng:

   • Nếu bạn đến phòng HCNS: “Dạ em là sinh viên thực tập tại công ty, em cần xin dấu xác nhận cho một số giấy tờ nộp về trường ạ.”

   • Nếu người hướng dẫn hỗ trợ: Gửi kèm file cần ký hoặc bản cứng và nhờ họ giúp.

3. Kiểm tra lại dấu sau khi được đóng:

   • Đảm bảo dấu tròn rõ nét, đúng vị trí yêu cầu.

   • Không nên để sót giấy tờ – thiếu dấu có thể phải quay lại, rất phiền!

💡 Lưu ý nhỏ nhưng quan trọng:

• Chủ động xin dấu sớm: Đừng để sát deadline mới lo đi xin, lỡ người phụ trách đi vắng hoặc công ty có quy trình chặt, bạn sẽ rất vất vả.

• Giữ thái độ lịch sự, chuyên nghiệp: Dù chỉ là thực tập sinh, bạn vẫn đang đại diện cho bản thân và nhà trường – cách cư xử tốt sẽ giúp bạn được hỗ trợ nhiệt tình hơn..

4. Nếu không có dấu thực tập thì sao?

Bạn vừa hoàn thành kỳ thực tập nhưng lại phát hiện… quên xin dấu mộc xác nhận? Hoặc công ty bạn thực tập không có con dấu? Nghe tưởng nhỏ, nhưng đây là vấn đề mà rất nhiều sinh viên gặp phải – và hậu quả thì không hề dễ chịu đâu!

4.1. Rủi ro khi không có dấu thực tập:

1. Hồ sơ có thể bị trả về: Đa số trường đại học yêu cầu các tài liệu như nhật ký, phiếu đánh giá, báo cáo thực tập phải có dấu đỏ của đơn vị thực tập. Thiếu dấu = không hợp lệ.

2. Không được chấm điểm, không được tính tín chỉ: Nếu không chứng minh được bạn đã thực tập thật sự, nhà trường hoàn toàn có quyền không công nhận kỳ thực tập đó.

3. Có nguy cơ phải thực tập lại: Một số sinh viên vì chủ quan, không xin dấu hoặc làm mất hồ sơ có dấu – cuối cùng phải làm lại từ đầu hoặc trễ kỳ tốt nghiệp.

✅ Giải pháp khi quên xin dấu hoặc không có dấu:

• Liên hệ lại công ty càng sớm càng tốt: Nếu bạn vẫn còn giữ liên hệ, hãy gọi điện, email hoặc quay lại công ty xin dấu bổ sung. Đừng ngại – hầu hết các đơn vị đều sẵn lòng hỗ trợ nếu bạn nói chuyện lịch sự và có đầy đủ giấy tờ.

• Xin giấy xác nhận thay thế (nếu công ty không có dấu): Trong một số trường hợp đặc biệt (startup mới, hộ kinh doanh nhỏ…), công ty có thể không có dấu tròn. Hãy xin giấy xác nhận có chữ ký người quản lý kèm thông tin liên hệ rõ ràng, sau đó trình bày lại với giáo vụ/khoa để được xem xét.

• Báo với khoa/giáo vụ sớm:
  Nếu bạn gặp khó khăn trong việc xin dấu, đừng giấu. Hãy chủ động trao đổi với nhà trường để được hướng dẫn cách xử lý phù hợp, tránh bị rơi vào tình trạng “nước đến chân mới nhảy”.

💬 Lời khuyên

Hãy chắc chắn chắn doanh nghiệp bạn chuẩn bị thực tập có hỗ trợ đóng dấu mộc vào giấy xác nhận thực tập!

5. Những lỗi thường gặp và cách tránh khi làm hồ sơ thực tập

Kỳ thực tập có thể chỉ kéo dài vài tuần, nhưng hồ sơ thực tập lại là “tấm vé thông hành” để bạn được công nhận kết quả và đủ điều kiện tốt nghiệp. Tuy nhiên, rất nhiều sinh viên mắc phải những lỗi nhỏ nhưng gây hậu quả lớn. Dưới đây là các lỗi phổ biến và cách tránh từng lỗi một cách đơn giản.

❌ Không xin dấu hoặc xin quá muộn

Nhiều bạn chủ quan, để đến gần ngày nộp báo cáo mới quay lại xin dấu, trong khi người hướng dẫn đi công tác, hoặc công ty đã không còn lưu hồ sơ.

Cách tránh: Ngay khi gần kết thúc thực tập, hãy chuẩn bị giấy tờ và chủ động xin dấu càng sớm càng tốt.

❌ Thiếu giấy giới thiệu hoặc không đúng mẫu

Có trường yêu cầu mẫu giấy giới thiệu cụ thể, nhưng sinh viên không để ý và in nhầm mẫu hoặc tự làm.

Cách tránh: Truy cập website khoa hoặc hỏi giáo vụ để lấy đúng mẫu chính thức, sau đó in và xin chữ ký, dấu xác nhận từ trường trước khi đi thực tập.

❌ Giấy tờ trình bày cẩu thả

Một số bạn in giấy nhăn nhúm, gạch xoá, viết tay cẩu thả vào nhật ký hoặc phiếu đánh giá. Điều này khiến đơn vị thực tập mất thiện cảm và có thể từ chối xác nhận.

Cách tránh: Chuẩn bị giấy tờ gọn gàng, trình bày rõ ràng, sạch sẽ như một tài liệu hành chính chuyên nghiệp.

❌ Không liên hệ trước với nơi xin dấu

Tự ý mang giấy đến phòng hành chính hoặc gửi email mà không thông báo trước có thể khiến bạn bị từ chối hoặc chờ đợi lâu.

Cách tránh: Gửi email hoặc nhắn tin trước để hẹn thời gian cụ thể với người phụ trách, đảm bảo họ sắp xếp được thời gian ký và đóng dấu cho bạn.

❌ Không giữ bản sao hồ sơ

Có bạn chỉ nộp bản gốc cho trường rồi… mất hết bằng chứng thực tập.

Cách tránh: Trước khi nộp bất kỳ giấy tờ gì, hãy scan hoặc chụp lại toàn bộ hồ sơ, đặc biệt là phần có chữ ký và dấu mộc.

Kết luận

Kỳ thực tập không chỉ là một yêu cầu của chương trình học mà còn là cơ hội để sinh viên áp dụng những kiến thức đã học vào thực tế, trau dồi kỹ năng và xây dựng mối quan hệ nghề nghiệp. Tuy nhiên, để thực tập trở thành một trải nghiệm thành công và có giá trị, việc chuẩn bị hồ sơ thực tập đầy đủ và đúng quy trình là vô cùng quan trọng.