Thực tập sinh nhân sự là gì?

Thực tập sinh nhân sự hay còn gọi là HR Intern/HR Trainee, thường là các cá nhân tham gia làm việc tại một tổ chức hoặc doanh nghiệp với mục tiêu chính là học hỏi kinh nghiệm thực tế trong lĩnh vực quản lý nhân sự. Đây thường là các sinh viên đang theo học chuyên ngành Quản trị Nhân lực, Kinh tế, hoặc những người vừa tốt nghiệp muốn tích lũy kỹ năng trước khi chính thức gia nhập thị trường lao động.

Vị trí này mang tính chất tạm thời, thường kéo dài một vài tháng, tùy thuộc vào chương trình thực tập của doanh nghiệp. Trong thời gian này, thực tập sinh sẽ được tiếp cận với các hoạt động thực tế của phòng nhân sự, từ tuyển dụng, quản lý hồ sơ đến tổ chức đào tạo và sự kiện nội bộ. Đây là cơ hội vàng để phát triển các kỹ năng mềm như giao tiếp, quản lý thời gian, làm việc nhóm và hiểu sâu hơn về cách vận hành của một tổ chức.

Thực tập sinh nhân sự cần làm gì? Mô tả công việc chi tiết

Một trong những câu hỏi phổ biến nhất khi tìm kiếm cơ hội thực tập nhân sự chính là: “Công việc cụ thể của thực tập sinh nhân sự là gì?” Dưới đây là những nhiệm vụ chính mà một thực tập sinh nhân sự thường đảm nhận:

2.1 Hỗ trợ quy trình tuyển dụng

Tuyển dụng là một trong những mảng quan trọng nhất của nhân sự, và thực tập sinh thường được giao các nhiệm vụ sau:

• Đăng tin tuyển dụng lên các nền tảng như LinkedIn, Facebook, TopCV, VietnamWorks.

• Tiếp nhận và sàng lọc hồ sơ ứng viên.

• Liên hệ ứng viên để xác nhận lịch phỏng vấn.

• Hỗ trợ tổ chức buổi phỏng vấn, ghi chép và đánh giá ứng viên.

• Gửi thư mời nhận việc hoặc thông báo kết quả phỏng vấn.

2.2 Quản lí hồ sơ nhân sự

Một doanh nghiệp có thể có hàng trăm, thậm chí hàng nghìn nhân viên, và việc quản lý hồ sơ là vô cùng quan trọng. Thực tập sinh nhân sự sẽ hỗ trợ:

• Cập nhật thông tin nhân sự trên hệ thống quản lý.

• Soạn thảo, lưu trữ hợp đồng lao động, quyết định bổ nhiệm, nghỉ việc.

• Theo dõi chế độ bảo hiểm, ngày phép, quyền lợi của nhân viên.

2.3 Hỗ trợ đào tạo và phát triển nhân sự

Không chỉ tuyển dụng, doanh nghiệp còn cần đào tạo và phát triển nhân viên. Thực tập sinh nhân sự sẽ hỗ trợ trong các công việc:

• Chuẩn bị tài liệu, sắp xếp lịch đào tạo.

• Liên hệ với giảng viên nội bộ hoặc bên ngoài.

• Theo dõi tiến độ đào tạo và phản hồi của nhân viên.

2.4 Hỗ trợ các công việc hành chính nhân sự khác

Bên cạnh tuyển dụng và đào tạo, thực tập sinh nhân sự cũng có thể tham gia vào các công việc hành chính:

• Hỗ trợ tổ chức sự kiện nội bộ như sinh nhật, team-building, họp tổng kết.

• Hỗ trợ công tác chấm công, lương thưởng.

• Cập nhật chính sách nhân sự, hỗ trợ các thủ tục liên quan.

3. Vậy thực tập sinh hành chính là làm gì?

Nhiều người thường nhầm lẫn giữa thực tập sinh hành chính và thực tập sinh nhân sự. Mặc dù cả hai vị trí đều làm việc tại phòng nhân sự, nhưng phạm vi công việc của thực tập sinh hành chính lại thiên về hỗ trợ vận hành văn phòng hơn.

Một số công việc cụ thể của thực tập sinh hành chính gồm:

• Quản lý văn phòng phẩm, thiết bị làm việc.

• Hỗ trợ sắp xếp lịch họp, đón tiếp khách hàng, đối tác.

• Lưu trữ tài liệu, soạn thảo văn bản hành chính.

• Hỗ trợ kế toán trong việc theo dõi thu chi, hóa đơn.

4. Thực tập sinh nhân sự cần có những kĩ năng gì?

Để hoàn thành tốt công việc và có cơ hội được giữ lại làm nhân viên chính thức, thực tập sinh nhân sự cần trang bị những kỹ năng sau:

• Kỹ năng giao tiếp và làm việc nhóm:

Là người trực tiếp làm việc với ứng viên và nhân viên trong công ty, thực tập sinh nhân sự cần có khả năng giao tiếp tốt, xử lý tình huống linh hoạt và phối hợp hiệu quả với các bộ phận khác.

• Kỹ năng tổ chức và quản lí thời gian

Với khối lượng công việc đa dạng, thực tập sinh cần biết cách sắp xếp công việc một cách khoa học để đảm bảo đúng tiến độ.

• Kiến thức cơ bản về quản lí nhân sự

Để làm tốt công việc, thực tập sinh cần tìm hiểu về quy trình tuyển dụng, luật lao động, bảo hiểm xã hội và các chính sách nhân sự.

• Thành thạo kỹ năng tin học văn phòng

Excel, Word, PowerPoint hay Google Sheet, Google Docs là những công cụ quan trọng giúp thực tập sinh nhân sự làm báo cáo, lưu trữ dữ liệu và hỗ trợ các công việc hành chính.

Kết Luận

Thực tập sinh nhân sự không chỉ hỗ trợ tuyển dụng mà còn tham gia vào quản lý hồ sơ, đào tạo và hành chính nhân sự. Nếu bạn muốn theo đuổi ngành này, hãy chuẩn bị kỹ lưỡng về kỹ năng và kiến thức để tận dụng tối đa cơ hội phát triển. Hy vọng bài viết này của Dauthuctap.com giúp bạn có cái nhìn rõ hơn về công việc thực tập sinh nhân sự. Nếu bạn đang tìm kiếm cơ hội, hãy mạnh dạn ứng tuyển để mở rộng tương lai nghề nghiệp của mình!